Организационная структура в виде диаграммы, это в первую очередь, документ управленческий и аналитический. Он нужен как процессным инженерам, так и топ-менеджерам и собственнику:
- Процессному инженеру для понимания общей обеспеченности процессов работниками и ответственными владельцами, поверхностного анализа возможных связей процессов и скрытых связей с подразделениями (которые не упоминаются работниками при интервьюировании или в ТЗ).
- Топ-менеджменту для быстрого анализа текущей организационной структуры, оценке возможностей по реорганизации компании, понимания зон ответственности между руководителями.
- Собственнику может быть интересна актуальная организационная структура и архивные версии. За счет схематичности и простоты восприятия собственник может быстро проследить изменения в организационной структуре. При наличии вопросов, на примере и мотивировано задать их руководству компании, на такие вопросы придётся дать очень ясные и понятные ответы.
Очень часто в рабочей деятельности мы сталкивались с суждениями подобного рода:
«Да бухгалтерия/кадры хоть через 5 минут выгрузит мне всех работников»;
«Мы и так знаем всех руководителей и работников»
«Я организовал эту компанию, я знаю на 100% как тут все устроено»
Ну а дальше следовала проверка информации, предоставленной кадрами/бухгалтерией или записанной со слов «знатока». Из 10 случаев актуальной информацией владели только в 1. При этом, эти 10% владели поверхностной информацией, без количества работников или подчиненности некоторых отделов топ-менеджменту.
Опять же, при подготовке организационной диаграммы (схемы), топ-менеджмент сначала испытывал удивление «Ого, это правда так? Надо срочно менять….».
Несколько позже на это уже обращается мало внимания, т.к. чтение подобных схем происходит достаточно просто, но тут есть ключевой момент. У подобной схемы тоже должен быть владелец (обычно это отдел кадров), который бы следил за актуальностью информации и к которому бы обращались за внесением изменений в штатную структуру. Это важно, т.к. для полноценной работы и результата все изменения должны фиксироваться, а схема быть актуальной на любом отрезке времени.