Данную статью хотелось бы начать с того КТО описывает бизнес-процессы, ведь подходов может быть множество и выбор остается за главным руководителем или ответственным за развитие в организации.
Мы же хотим привести самые очевидные варианты, их плюсы и минусы в виде таблицы:
Кто описывает
Плюсы
Минусы
Штатный процессный инженер
+ он всегда «под рукой»; + можно попробовать нагрузить его иными задачами; + постепенно он узнает больше о внутренней «кухне» организации и может быстрее ориентироваться при принятии решения.
— стоимость, специалисты хорошего уровня стоят не мало, в пору упомянуть об отчислениях и НДФЛ, которые штатного работника не интересуют; — наем специалиста в штат, при всех прелестях кадрового отбора – огромный кот в мешке, может повезти, а может и нет; — чем больше он внедряется в организацию, тем опаснее становится, по роду деятельности ему необходимо иметь хорошие отношения со всеми.
Работник из штата, которому поставили задачу
+ уже знает часть других работников и часть процессов; + бизнес-процессами может заниматься в дополнение к основной работе.
— знания его ограничиваются своей часть, нужно будет еще обучить его вопросам бухгалтерии, логистики, финансов, контроля, производства (в зависимости от того где он работал ранее); — совмещая работу по специализации и по описанию процессов будет отдавать больше времени специализации, а может, в итоге, и там и там будет только хуже результат; — становится опасным, почти «незаменимым» работником.
Руководители подразделений
+ теоретически больше всех знают о физике процессов в своих подразделениях; + теоретически должны иметь хороший контакт между собой и договариваться об изменениях; + могут сразу пробовать и контролировать изменения в процессах
— фактически мыслят категориями «как должно быть», не интересуясь а как же есть на самом деле; — очень часто имеют плохие взаимоотношения как минимум с одним из ключевых подразделений; — очень долгое и дорогое обучение всех руководителей до необходимого уровня
Крупный интегратор процессных подходов
+ крупная организация с мировым или федеральным именем; + огромный штат специалистов; + программная и технологическая оснащенность; + актуальная передовая практика в подходах.
— ценник Вам понравится, чтобы содержать всю эту махину нужно очень много издержек включить в стоимость услуг; — если Вы не крупная организация, которая готова заплатить за услугу цифры с 6, а лучше 8 нулями – не стоит ожидать особого подхода, а возможно вообще подхода как такового — готовьтесь к тому, что каждый «чих» будет стоить дополнительно и не мало
Фрилансер без договора
+ самые низкие расценки;
— может исчезнуть; — часто не соблюдает «дедлайн».
Небольшая консалтинговая организация
+ если повезет, тогда умеренные цены; + есть договор, есть сроки; + небольшой, но все же штат специалистов.
— все издержки по штату специалистов Вы получите в финальной стоимости услуги; — если не повезет, можно попасть на ремесленников, которым важно на конвейере прокатать типовые решения и собрать за это деньги
Лаборатория бизнес решений
+ работаем по договору; + по Вашему желанию устанавливаем жесткие дедлайны нам (но и Вам) или работаем по поступлению данных; + форма организации позволяет минимизировать издержки в стоимости услуг; +доступны для общения большую часть дня/недели; +имеем опыт работы почти во всех направлениях бизнеса и группах процессов
— любим пунктуальность и соблюдение сроков
Что касается непосредственного описания процессов. Мы поговорим не о способе их фиксации, их тоже предостаточно, а о действиях вышеупомянутых людей.
Существуют следующие варианты:
Заполнение ТЗ владельцами процессов и дальнейшая интерпретация ответственным за описание бизнес-процессов;
Снятие информации при личном общении и дальнейшая интерпретация;
Смешанный вариант, где сначала владелец процессов готовит ТЗ, потом происходит встреча для уточнения данных (может быть несколько итераций) и дальнейшая интерпретация. Либо встреча после которой ответственный подготавливает ТЗ, а владелец процесса подтверждает данные или назначает еще встречу для уточнений.
Таким образом есть 2 варианта и их комбинации: общение и заполнение форм.